Tại sao bạn cần phải đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực sớm?

Được triển khai thí điểm từ cuối quý III năm 2015, hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn xác thực đã được khá nhiều doanh nghiệp biết đến và bước đầu triển khai áp dụng. Tuy nhiên, tâm lý e ngại cũng như cơ chế quản lý cũ của nhiều doanh nghiệp hiện đang là rào cản lớn nhất khiến cho việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử xác thực còn bị hạn chế. Theo đánh giá của Tổng cục Thuế, việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử xác thực ở các doanh nghiệp sẽ cần một khoảng thời gian đệm nhất định, do vậy hiện nay, Tổng cục Thuế đang tích cực tuyên truyền và tập huấn về hóa đơn xác thực. Dự kiến trong tương lai, hóa điện tử xác thực sẽ trở thành một xu hướng tất yếu.

Thực trạng sử dụng hóa đơn giấy hiện nay

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn giấy trong giao dịch hàng ngày. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc sử dụng hóa đơn giấy đang bộc lộ khá nhiều bất cập.

Thủ tục hành chính rườm rà khi phát hành hóa đơn giấy

Để có thể phát hành hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ), các doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị rất nhiều hồ sơ, giấy tờ có liên quan cũng như phải thực hiện theo rất nhiều các bước, thủ tục khác nhau. Hóa đơn đỏ của các doanh nghiệp chỉ được công nhận sau khi lập thông báo phát hành hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn cũng như phải đảm bảo yêu cầu về sử dụng hóa đơn sau phát hành hay thay đổi liên quan đến việc thông báo phát hành hóa đơn. Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian, tiền bạc của riêng các doanh nghiệp mà còn là gánh nặng cho cả hệ thống quản lý cũng như của cả nền kinh tế.

Chi phí in ấn, vận chuyển lớn

Khi sử dụng hóa đơn giấy, chi phí cho việc in ấn cũng như lưu trữ hóa đơn là không hề nhỏ, đặc biệt là tại các doanh nghiệp lớn hoặc có lượng hóa đơn giao dịch nhiều. Thêm vào đó, việc vận chuyển, thanh toán hóa đơn giữa các bên cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách đáng kể mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng được.

Ngoài ra, nhiều lỗ hổng trong cơ chế quản lý hóa đơn giấy vẫn còn tồn tại, dẫn đến nhiều tiêu cực trong quá trình kiểm soát, thống kê. Với việc giao dịch thông qua hóa đơn giấy, nhiều doanh nghiệp đã lợi dụng cơ hội này mua, bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp để kê khai khống chi phí, khấu trừ và hoàn thuế GTGT. Đây cũng là nguyên nhân phát sinh tình trạng gian lận, gây thất thu ngân sách, dẫn đến những khó khăn trong việc kiểm soát tính tuân thủ và bảo vệ doanh nghiệp chân chính trước tình trạng sử dụng hoá đơn giả.

Lộ trình triển khai sử dụng thí điểm hóa đơn xác thực của Tổng cục Thuế

Theo như Quyết định số 1209/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế, Tổng cục Thuế sẽ tiến hành triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử xác thực cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Hà Nội; thời gian thực hiện thí điểm từ tháng 06/2015 đến hết tháng 12/2016. Trước khi kết thúc thực hiện thí điểm, Tổng cục Thuế báo cáo Bộ Tài chính kết quả và đề xuất phương án triển khai mở rộng.

Thực hiện theo lộ trình thí điểm này, ngày 11/9/2015 và 17/09/2015, Tổng cục Thuế đã triển khai thí điểm hóa đơn xác thực đợt 1 cho 6 doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội và 4 doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Tiếp đó, ngày 19/10/2015, Tổng cục Thuế tiếp tục triển khai thí điểm hóa đơn xác thực đợt 2 cho 102 doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội và 98 doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

Có thể thấy, theo lộ trình này, thì trong tương lai không xa, hóa đơn điện tử xác thực sẽ được triển khai sử dụng trên diện rộng và thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy hiện nay.

Lợi ích hóa đơn xác thực mang lại cho doanh nghiệp

Được thí điểm triển khai từ cuối quý III năm 2015, tuy mới chỉ được một thời gian ngắn nhưng hóa đơn xác thực đã mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như:

Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.

Tính bảo mật: Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo.

Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày.

Thêm vào đó, với việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực thông qua nhiều hình thức như: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, gửi hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường, copy vào USB. Những điều này sẽ góp phần thúc đẩy mạnh mẽ phát triển thương mại điện tử, giúp các doanh nghiệp triển khai thương mại điện tử có thể hoàn thiện quá trình kinh doanh từ mua bán điện tử, xuất hóa đơn điện tử, thanh toán điện tử…

Tại sao bạn nên đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực sớm?

Theo lộ trình, trong thời gian tới, Tổng cục Thuế sẽ tiến hành triển khai hóa đơn điện tử xác thực trên diện rộng. Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp lúc đó sẽ đều phải chuyển hướng sang sử dụng hóa đơn xác thực nhưng sẽ gặp nhiều khó khăn và bất lợi vì hoàn toàn trong thế bị động. Vì vậy, các doanh nghiệp nên tận dụng thời gian thí điểm để sử dụng loại hóa đơn mới này, tiên phong đi đầu trong xu thế mới để doanh nghiệp mình luôn luôn giữ thế chủ động. Bên cạnh đó, với rất nhiều lợi ích mà hóa đơn điện tử xác thực mang lại, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực càng sớm sẽ càng tiết kiệm được nhiều chi phí cho doanh nghiệp của mình, từ đó mang lại lợi nhuận lớn hơn cho doanh nghiệp và tạo điều kiện để doanh nghiệp ngày càng phát triển.

Theo như thống kê của Tổng cục Thuế, tính đến hiện tại đã có trên 95% doanh nghiệp đã sử dụng kê khai thuế qua mạng. Vì vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng hạ tầng công nghệ thông tin đã có để sử dụng hóa đơn điện tử. Việc sử dụng hệ thống cấp phát hoá đơn điện tử của cơ quan Thuế cũng giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ không phải đầu tư xây dựng riêng hệ thống cấp phát hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, trong thời gian thí điểm sử dụng, doanh nghiệp sẽ được cơ quan thuế tập huấn về nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Đồng thời, trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp bất kì lúc nào gặp khó khăn đều có thể liên hệ để nhận được trợ giúp từ bộ phận hỗ trợ hóa đơn xác thực của Tổng cục Thuế.

Là một trong những doanh nghiệp thí điểm đợt đầu tiên sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, công ty Thái Sơn đã đạt được nhiều kết quả khả quan trong quá trình sử dụng loại hình hóa đơn mới này. Theo tính toán, công ty đã tiết kiệm được gần 400 triệu cho chi phí lưu trữ và vận chuyển hóa đơn. Thêm vào đó, hóa đơn xác thực còn giúp giảm thiểu một lượng lớn công việc của bộ phận kế toán.

Vậy thì bạn còn chần chừ gì nữa mà không đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực ngay từ bây giờ để có thể giúp doanh nghiệp mình tìm được một giải pháp tối ưu nhất và đồng thời để doanh nghiệp mình luôn luôn chủ động đứng đầu xu thế trong tương lai.

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E – Ivoice: Giải pháp chuyên dụng cho tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực

Là một trong những đơn vị được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác. Theo tính toán, với việc sử dụng hóa đơn điện tử mỗi năm công ty Thái Sơn có thể tiết kiệm chi phí khoảng 400 triệu đồng. Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử đã giảm thiểu được số lượng công việc lớn cho bộ phận kế toán và tránh tình trạng giả mạo hóa đơn của doanh nghiệp khác.

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: thaison.vneinvoice.vn

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s