Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được bao nhiêu tiền khi tự in hóa đơn?

Tự in hóa đơn là xu hướng chuyển đổi mà các doanh nghiệp đang hướng đến nhằm giảm thiểu thủ tục rườm rà, tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ…và góp phần hiện đại hóa bộ máy hành chính nói chung.

Tự in hóa đơn có gì khác cách làm truyền thống?

Tự in hóa đơn là cách nói khác của việc sử dụng hóa đơn điện tử mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng để thay thế hoá đơn truyền thống.

Thay vì phải đến tận nơi làm các thủ tục đăng ký mẫu in hóa đơn với cơ quan thuế, chờ duyệt mẫu, đem đến xưởng in, đặt một số lượng nhất định lưu trữ vào kho dùng dần, việc dùng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm được 2/3 công đoạn như cách làm trước đây.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy, doanh nghiệp có thể gửi email cho khách hàng hóa đơn đã giao dịch. Dựa vào mã xác thực có trong hóa đơn điện tử, khách hàng có thể tự tra cứu tại website của tổng cục thuế mà không lo sợ hóa đơn bị làm giả như trước đây. Trường hợp tự in hóa đơn chỉ cần thiết khi khách hàng yêu cầu hóa đơn phải có dấu đỏ của doanh nghiệp hoặc để xuất trình với cơ quan chức năng trong quá trình vận chuyển hàng hoá.

những ưu điểm của hóa đơn điện tử xác thực
những ưu điểm của hóa đơn điện tử xác thực

Doanh nghiệp có thể tự in hóa đơn nhờ sử dụng hóa đơn điện tử.

Hiểu đơn giản rằng, doanh nghiệp khi đã dùng hóa đơn điện tử, muốn có hóa đơn giấy để lưu trữ kho thì chỉ việc tự in hóa đơn ra và đóng dấu. Bởi vậy có thể nói, việc áp dụng công nghệ thông tin vào thủ tục hành chính thực sự giúp doanh nghiệp giảm bớt được rất nhiều công đoạn và công sức, tiền bạc.

Tự in hóa đơn tiết kiệm được bao nhiêu tiền cho doanh nghiệp?

Vì sao tự in hóa đơn lại có thể tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp? tự in và đặt in đều phải mất tiền trong khi rất nhiều loại văn phòng phẩm khi đặt in lại rẻ hơn tự in do sản xuất hàng loạt và làm bằng máy công nghiệp?

Thực tế, bản chất của việc tiết kiệm từ in hóa đơn không chỉ nằm ở phần in ấn. Chi phí cho 1 tờ hóa đơn đặt in khoảng 800 đồng, còn với hóa đơn tự in, doanh nghiệp mất khoảng 200 đồng tiền giấy và mực in. Mức chênh lệch cho việc in ấn là 600 đồng. Nếu lấy ví dụ in khoảng 6000 tờ hóa đơn, doanh nghiệp sẽ mất 4.800.000 đồng đặt in nhưng chỉ mất 1.200.000 đồng khi tự in. Tính như vậy, doanh nghiệp đã tiết kiệm được 3.600.000 đồng. Thế nhưng đây chưa phải là cách tính tổng thể, thực tế, số tiền mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm khi tự in hóa đơn lớn hơn rất nhiều.

tu-hoa-don-giup-doanh-nghiep-tiet-kiem-duoc-bao-nhieu-chi-phi

Tự in hóa đơn tiết kiệm được một chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.

Tự in hóa đơn hay dùng hóa đơn điện tử xác thực chính là một vấn đề, hai cách gọi. Hãy làm  mộtbài toán về việc phát hành 6000 hóa đơn. Khi doanh nghiệp dùng hóa đơn giấy, cần mất ít nhất 2 nhân lực để phát hành được 6000 tờ hóa đơn.

  • Chi phí cho 1 nhân viên là 6 000 000 VNĐ/ 1 nhân viên/ 1 tháng, vậy chi phí trả cho nhân viên để in 1 tờ hóa đơn là 6 000 000 x 2 / 6000 = 2 000 VNĐ.

–     Chi phí đặt in hóa đơn ở mức trung bình là 800 VNĐ/ 1 tờ.

–   Chi phí chuyển phát cho 1 tờ hóa đơn là 15 000 VNĐ.

–  Các chi phí khác phục vụ cho việc đóng gói, phong bì và thuê kho lưu trữ,… trung bình 1 tờ hóa đơn hết khoảng 1 000 VNĐ.

Vậy, tổng chi phí cho 1 tờ hóa đơn giấy sẽ là 800 + 15000 + 2000 + 10 + 1000 = 18810 VNĐ. Với số lượng xuất 6000 hóa đơn / 1 tháng, thì trung bình mỗi tháng doanh nghiệp này phải chi ra số tiền là 18810 VNĐ x 6000 = 112 860 000 VNĐ. Doanh nghiệp bạn đã bao giờ nghĩ rằng hóa đơn giấy tốn kém như vậy?

112 860 000 VNĐ là số tiền doanh nghiệp chi trả nếu dùng 6000 tờ hóa đơn giấy. Vậy nếu tự in hóa đơn doanh nghiệp mất bao nhiêu tiền? 6000 tờ hóa đơn tự in chỉ cần 1 nhân viên trực máy để in ra, ko cần viết lách, giấy than rườm rà, như vậy doanh nghiệp chỉ tốn 1000 đồng cho nhân viên in 1 tờ hóa đơn. Không mất phí lưu trữ, doanh nghiệp lại tiết kiệm được 1000 đồng cho mỗi hóa đơn. Giảm được 600 đồng khi không phải đặt in hóa đơn giá 800 đồng. Như vậy số tiền tiết kiệm được là: 2600 x 6000 = 15.600.000 đồng nếu tự in hóa đơn.

Tuy nhiên, con số đó chưa phải là cuối cùng bởi khi doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử xác thực, số lượng hóa đơn in ra để chuyển phát nhanh cho khách không nhiều. Hóa đơn điện tử xác thực có thể email ngay cho khách. Nếu 6000 hóa đơn kia chỉ phải chuyển phát nhanh 1000 tờ, doanh nghiệp lại tiết kiệm thêm được 5000 x 15000 = 75.000.000 đồng.

Tính đến đây hẳn bạn đã có quyết định về việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa điện tử xác thực? Vừa đỡ tốn thời gian cho thủ tục hành chính lại tiết kiệm được hàng trăm triệu đồng? Chưa kể, hóa đơn điện tử xác thực đang trong thời gian thí điểm, doanh nghiệp tham gia sớm sẽ được hỗ trợ tận tình. Một khi nhà nước đưa hóa đơn điện tử làm hình thức bắt buộc, các doanh nghiệp sẽ rất lúng túng để thay đổi và phải tự túc trong mọi khâu chuẩn bị.

Tự in hóa đơn nhờ phần mềm E-Invoice

Là một trong những đơn vị được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác. Theo tính toán, với việc sử dụng hóa đơn điện tử mỗi năm công ty Thái Sơn có thể tiết kiệm chi phí khoảng 400 triệu đồng. Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử đã giảm thiểu được số lượng công việc lớn cho bộ phận kế toán và tránh tình trạng giả mạo hóa đơn của doanh nghiệp khác.

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực

Phần mềm E-invoice là cầu nối giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế trên mạng internet.

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: thaison.vneinvoice.vn

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s