Bạn có biết E-invoice là gì?

E-invoice chính là hóa đơn điện tử – một hình thức hóa đơn được Chính phủ khuyến khích doanh nghiệp sử dụng, bởi hóa đơn này có nhiều ưu điểm mang lại vô vàng lợi ích cho người dùng.

Tìm hiểu E-invoice

Nhiều người chưa biết hoặc chưa hiểu vê E-invoice là gì, nó được dùng để làm gì? Hiểu một cách đơn giản thì E-invoice là một hóa đơn được phát hành, nhận và xử lý bằng phương tiện điện tử. Nó không phải là dạng hóa đơn được in lên giấy như những hóa đơn trong nhiều năm về trước chúng ta vẫn thấy. Trên mỗi hóa đơn điện tử sẽ được cấp mã số thuế khác nhau, mỗi mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ… đều được lưu trữ hoàn toàn trên máy tính của các doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Tổng cục Thuế cho biết, xu hướng ở nhiều quốc gia trên thế giới hiện nay là phát triển mô hình hóa đơn điện tử bởi hình thức hóa đơn này mang lại nhiều lợi chs cho người sử dụng.

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử xác thực

Mô hình E-invoice

Thứ nhất, hóa đơn điện tử E-invoice giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn cho người dùng; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh; rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử góp phần hiện đại hoá công tác quản trị DN.

Thứ hai, sử dụng E-invoice, doanh nghiệp tiết giảm thủ tục hành chính Thuế thông qua việc rút gọn các thủ tục đăng ký phát hành, báo cáo tình hình sử dụng, lập bảng kê hóa đơn; ngăn chặn và kiểm soát việc sử dụng hóa đơn giả để trốn thuế. Đặc biệt hóa đơn điện tử E-invoice là giải pháp hữu hiệu chống việc làm giả, mạo danh hóa đơn hay việc thất lạc hóa đơn cũng sẽ không xảy ra khi doanh nghiệp sử dụng E-invoice.

Ngoài E-invoice còn có E-invoice xác thực

Sau khi E-invoice được triển khai thí điểm sử dụng và bộc lộ được những ưu điểm vượt trội, mang lại những lợi ích thiết thực, Tổng cục Thuế đã quyết định sẽ đưa vào sử dụng hóa đơn điện tử nhằm giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu các chi phí và thủ tục hành chính liên quan đến hóa đơn. Thêm vào đó, ngày 11/09/2015, Cục Thuế Hà Nội đã ban hành Quyết định 58333/QĐ-CT để triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực tại 6 doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội.

e-invoice-la-gi1

Mô phỏng của E-invoice xác thực

E-invoice xác thực hay còn gọi là hóa đơn điện tử xác thực hoặc hóa đơn điện tử có mã xác thực. Đây là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

Không chỉ có mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có mã QR. Đây là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính bảng có cài phần mềm đọc mã QR để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn.

E-invoice xác thực cũng mang lại nhiều tiện ích và lợi ích thiết thực cho người sử dụng.

Sử dụng E-invoice cần những điều kiện gì?

Muốn sử dụng E-invoice, doanh nghiệp cần có đủ điều kiện về kinh tế, doanh nghiệp đang phải thực hiện khai thuế với chi cục thuế. Ngoài ra, để sử dung hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần có hệ thống kết nối mạng Internet, có đường truyền mạnh và ổn định , có thể đáp ứng được nhiều máy.

Đội ngũ nhân viên quản lý hóa đơn điện tử cần có đủ trình độ và khả năng tiếp cận đến hóa đơn điện tử và sử dụng một cách thành thạo và biết cách khởi tạo và dần dần làm quen với hóa đơn điện tử một cách nhanh nhất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải có chữ ký số, đây là điều kiện cần thiết và bắt buộc để sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số của chính doanh nghiệp mình đang có trước đó hay có thể sử dụng chữ ký của các cơ quan chức năng cung cấp.

e-invoice-la-gi2

Với E-invoice doanh nghiệp lập, xuất, quản lý hóa đơn dễ dàng.

Điều tốt nhất khi doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice là đăng ký sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử  E-invoice hoặc các phần mềm có kết nối với phần mềm kế toán. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của công ty Thái Sơn sẽ hoàn toàn yên tâm và không cần phải sử dụng phần mềm kết nối nào khác. Bởi phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Thái Sơn đã tích hợp đầy đủ các chức năng tiện ích gồm:

  • Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con
  • Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
  • Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS, …
  • Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS
  • Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
  • Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp
  • Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.
  • Giải pháp tư vấn thiết lập mẫu hóa đơn màu mà không cần dùng máy in màu…

Với chi phí hợp lý khi sử dụng E-invoice và phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, doanh nghiệp sẽ vô cùng hài lòng về những gì E-invoice mang lại.

Mọi thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử E-invoice Quý khách vui lòng tìm hiểu thêm tại einvoice.vn

Tư vấn, hỗ trợ 24/7: 1900 4767

Những bất cập của hoá đơn giấy và hướng tới xu hướng sử dụng hoá đơn điện tử hiện nay

Không chỉ rườm rà trong khâu đăng ký mẫu hóa đơn, việc quản lý, tạo lập và xuất hóa đơn giấy đến tay đối tác cũng tốn nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Không những vậy, hóa đơn giấy còn có nguy cơ bị làm giả cao gây nên những bất cập trong quá trình sử dụng. Trong khi đó, hóa đơn điện tử có thể khắc phục được hầu hết những nhược điểm kể trên và vô cùng tiết kiệm.

Hóa đơn giấy và những bất cập khi sử dụng

Bất cập đầu tiên khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy phải kể đến thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn rườm rà, mất nhiều thời gian chờ đợi được phê duyệt. Sau khaonrg 7 ngày chờ đợi, doanh nghiệp phải đem mẫu hóa đơn đã được đăng ký tới xưởng in để đặt in một số lượng nhất định để lưu trữ.

Giá in mỗi quyển hóa đơn xê dịch từ khoảng 350.000 – 500.000 đồng/quyển. Thông thường doanh nghiệp sẽ in chừng 5 – 10 quyển mỗi lần tương ứng với khoảng 2 – 5 triệu đồng.

Việc quản lý hóa đơn cũng đặc biệt cẩn thận bởi nếu để mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải làm những giải trình rất chi tiết với cơ quan thuế. Hàng tháng, kế toán doanh nghiệp phải thống kê số hóa đơn đã sử dụng và hóa đơn bị hỏng do gạch xóa, hóa đơn chưa sử dụng để cơ quan thuế kiểm soát.

xu-huong-su-dung-hoa-don-dien-tu-hien-nay

Hóa đơn giấy có nhiều bất cập trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

Ngoài ra, trong quá trình tạo lập háo đơn, kế toán phải làm mọi thao tác thủ công với giấy than và viết tay các thông tin. Công việc viết hóa đơn bị sai sót là chuyện thường xuyên xảy ra và do vậy, việc báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn sẽ mất nhiều thời gian hơn.

Tuy nhiên những bất cập kể trên vẫn chưa phải là ám ảnh lớn nhất của doanh nghiệp với hóa đơn giấy. Điều mà nhiều doanh nghiệp lo lắng khi sử dụng hóa đơn giấy là tình trạng hóa đơn giả, hóa đơn không còn giá trị sử dụng tràn lan trên thị trường.

Hiện nay, mức phạt cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn trái phép từ 20 – 50 triệu đồng và có thể phạt hình sự nếu như hành vi này nghiêm trọng. Với những bất cập kể trên, có lẽ ít doanh nghiệp nào muốn sử dụng hóa đơn giấy trong khi hóa đơn điện tử lại có thể khắc phục hết nhược điểm đó và còn tiết kiệm chi phí.

Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực là xu hướng tất yếu của thời đại

Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực ngoài mục đích giảm thiểu bất cập tồn tại ở hóa đơn giấy còn là cách hiệu quả để cải cách hành chính trong cơ quan thuế. Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế. Theo thông tin mới nhất, trong năm 2017 Cục thuế TP.Hà Nội sẽ tiên phong xã hội hóa sử dụng hóa đơn điện tử. Kế đến sẽ là các tỉnh thành khác trên cả nước bởi đây là xu hướng tất yếu mà một đất nước muốn phát triển cần thực hiện.

Về mặt thời gian, hóa đơn điện tử xác thực không tốn nhiều thời gian đăng ký mẫu hóa đơn, đặt in, quản lý, báo cáo tình trạng sử dụng…Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể đăng ký mẫu hóa đơn qua phần mềm hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế. Doanh nghiệp cũng không cần đặt in hóa đơn, lưu trữ và báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn bởi tất cả hóa đơn xác thực mà đơn vị sử dụng đã được cơ quan thuế lưu vào hệ thống khi doanh nghiệp xin cấp mã xác thực cho từng hóa đơn.

Nhờ mã số xác thực này, doanh nghiệp không cần in hóa đơn và đóng dấu. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể gửi ngay qua email hay phương tiện trao đổi thông tin trên internet. Khách hàng muốn kiểm tra nguồn gốc hóa đơn chỉ cần tra cứu mã số xác thực có trên hóa đơn tại trang web của cơ quan thuế.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp gia tăng được uy tín nhờ vào mã số xác thực có trên mỗi hóa đơn. Với một số phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp còn có thể quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty ngay trên hóa đơn. Đơn cử như phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của công ty phát triển công nghệ Thái Sơn.

phần mềm hóa đơn điện tử e-invoice

Phần mềm E-Invoice hỗ trợ doanh nghiệp quảng bá hình ảnh doanh nghiệp trên mỗi hóa đơn.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice sở hữu những tính năng ưu việt giúp doanh nghiệp có thể tạo lập hóa đơn nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ làm các báo cáo với cơ quan thuế do tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Phần mềm E-Invoice đã được cơ quan thuế thẩm định và nhận được sự tín nhiệm của rất nhiều doanh nghiệp lớn và chuỗi các nhà hàng ăn nhanh. Điển hình như Chuỗi nhà hàng Warp & Roll, công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng, công ty Vàng bạc Đá quý Sài Gòn – SJC, Golden Gate Restaurant Group…

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: thaison.vn | http://einvoice.vn/

Xử phạt đến 50 triệu đồng với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn trái phép

Sử dụng hóa đơn đã không còn giá trị sử dụng, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng, hóa đơn giả, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 20 triệu đến 50 triệu đồng. Do vậy, doanh nghiệp cần có những biện pháp kiểm tra hóa đơn trước khi sử dụng để tránh mắc những sai phạm không đáng có.

Quy định xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

Theo Khoản 5, Điều 11 và Khoản 2, Điều 12 Thông tư số 10/2014/TT- BTC ngày 17/1/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn quy định xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp như sau:

“Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (trừ hành vi vi phạm quy định tại Khoản 2, Điều 10 Thông tư này) hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (trừ hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1, Điều 11 Thông tư này)”.

Trường hợp người nộp thuế sử dụng hóa đơn trong thời gian cơ quan thuế có quyết định về việc áp dụng cưỡng chế bằng biện pháp thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng là hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, cơ quan thuế thực hiện truy thu số thuế phát sinh (nếu có) do sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Các hóa đơn nêu trên không còn giá trị sử dụng, đơn vị bán hàng và mua hàng bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp; đơn vị mua hàng không được kê khai khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN; đơn vị bán hàng và đơn vị mua hàng phải lập biên bản thu hồi các hóa đơn đã lập sai quy định.

Sau khi quyết định cưỡng chế hết hiệu lực hoặc chấm dứt hiệu lực, qua xác minh cơ quan thuế xác định thực tế có hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ thì cơ quan thuế hướng dẫn đơn vị bán hàng xuất hoá đơn, căn cứ các hóa đơn này đơn vị bán hàng, mua hàng thực hiện kê khai thuế theo quy định.

Để tránh sử dụng những hóa đơn bát bất hợp pháp, trước khi sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp nên có sự kiểm tra nguồn gốc hóa đơn bằng cách tra cứu số hóa đơn trên hệ thống website của cơ quan thuế. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên áp dụng hóa đơn điện tử xác thực thay cho hóa đơn giấy để tiết kiệm thời gian, chi phí và an toàn trong giao dịch.

Tìm hiểu về hóa đơn điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice

Sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những mục tiêu nhằm cải cạc hành chính của ngành thuế. Thay vì giao dịch bằng hóa đơn giấy, doanh nghiệp và cơ quan thuế sẽ quản lý hóa đơn trên hệ thống mạng và máy tính. Với phần mềm hóa đơn điện tử là cầu nối giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế, mọi thao tác từ đăng ký mẫu hóa đơn cho đến xuất hóa đơn đều được thực hiện trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Thông thường, khi sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp tốn rất nhiều thời gian trong việc đăng ký mẫu hóa đơn, tạo, xuất hóa đơn, quản lý và báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn. Hơn nữa, trong quá trình giao dịch, hóa đơn đôi khi bị thất lạc khiến doanh nghiệp phải tốn thêm thời gian làm giải trình với cơ quan thuế.

Trong khi đó, khi sử dụng hóa đơn xác thực, tất cả những công việc kể trên chỉ tốn 1/3 thời gian thực hiện và còn tránh được rủi ro sử dụng phải hóa đơn giả. Khi cần xác minh nguồn gốc của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần kiểm tra mã xác thực có trên hóa đơn để biết tình trạng hóa đơn có đang được sử dụng hay không.

Xu hướng sử dụng hóa đơn online trong giao dịch hàng hóa
Phần mềm hoá đơn điện tử của công ty Thái Sơn chưa mã xác thực chống gian lận thuế và sai phạm không đáng có.

Về phần mềm hóa đơn điện tử, hiện nay có khoảng 6 đơn vị cũng cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Trong số đó, phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-invoice do công ty phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng đã được cơ quan thuế thẩm định.

Ngoài những tính năng chính như tạo mẫu hóa đơn, hỗ trợ tạo, xuất hóa đơn nhanh chóng, phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Bên cạnh cung cấp phần mềm E-invoice, công ty Thái Sơn còn là đối tác tin cậy của rất nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực Hải quan điện tử, Thuế điện tử và Bảo Hiểm xã hội điện tử.

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: thaison.vneinvoice.vn

Những lý do nên chuyển từ hóa đơn đặt in sang hóa đơn điện tử

Tính từ thời điểm thí điểm triển khai áp dụng cho tới nay, đã có rất nhiều các doanh nghiệp đăng ký chuyển đổi phương thức sử dụng hoá đơn từ hoá đơn giấy đặt in sang hoá đơn điện tử. Vậy những lý do nào thuyết phục các doanh nghiệp, đơn vị quyết định chuyển đổi sang hình thức sử dụng hoá đơn mới này?

Hóa đơn điện tử xác thực

 

Hình thức hoá đơn giấy đặt in không còn phù hợp

Trước đây, hoá đơn giấy đặt in là hình thức hoá đơn chính được áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh. Theo thời gian, cùng với sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thị trường cũng như những yêu cầu về sự nhanh chóng, bảo mật, đơn giản đã khiến cho hoá đơn giấy dần trở nên không còn phù hợp nữa. Với những doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức này thì những hạn chế dễ dàng nhìn thấy nhất có thể kể đến bao gồm tốn kém nhiều thời gian đăng ký thực hiện, bất cập trong công tác quản lý, lưu trữ, vận chuyển…

tai-sao-nen-chuyen-doi-tu-hoa-don-dat-in-sang-hoa-don-dien-tu1

 

Hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích

Chính vì những bất cập, hạn chế của hoá đơn giấy đặt in khiến chúng không còn phù hợp với yêu cầu phát triển ngày càng cao của các hoạt động giao dịch nữa, do vậy các doanh nghiệp đã dần chuyển đổi sang những hình thức hoá phù hợp hơn. Trong những hình thức mới đó thì việc sử dụng hoá đơn điện tử, đặc biệt là hoá đơn điện tử có mã xác thực nổi lên như một giải pháp hoá đơn đột phá cho các giao dịch thương mại hiện nay. Những lợi ích của hoá đơn điện tử được nhắc đến bao gồm:

Giảm tối đa chi phí in ấn hoá đơn

Số tiền tiết kiệm khi sử dụng hoá đơn điện tử được tính nhờ việc cắt bỏ các chi phí liên quan tới làm thủ tục đăng ký, nhân sự thực hiện cũng như chi phí đặt in hoá đơn theo quyển. Ngoài ra, những chi phí khác dành cho việc lưu trữ, vận chuyển hoá đơn cũng giảm theo một cách đáng kể. Theo các chuyên gia tài chính, nếu chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 90% chi phí so với khi sử dụng hoá đơn đặt in.

Phần mềm hóa đơn điện tử

Lợi ích khi sử dụng hoá đơn điện tử

Tính bảo mật cao, không lo làm giả

Hoá đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, do đó nó rất khó để có thể làm giả. Đặc biệt, với hình thức hoá đơn điện tử có sử dụng mã xác thực của Tổng cục thuế, doanh nghiệp cũng như người mua sẽ hoàn toàn yên tâm bởi nó không thể làm giả cũng như độ bảo mật gần như tuyệt đối.

Doanh nghiệp không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn hàng

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là hoá đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư nguồn nhân lực cho công việc kế toán thuế, nhân lực giải quyết các công việc báo cáo, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn, thuế.

Qua những phân tích trên có thể thấy, việc chuyển đổi từ hoá đơn giấy đặt in sang hoá đơn điện tử là một điều tất yếu. Do vậy, các doanh nghiệp hiện đang sử dụng hoá đơn giấy đặt in nên nghiên cứu, xem xét và tiến hành chuyển đổi sang hình thức hoá đơn mới này càng sớm càng tốt để có thể có được những lợi ích tối đa cũng như nhận được sự hỗ trợ kịp thời từ cơ quan thuế trong thời gian này.

Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice: xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiện

Là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.

Những lý do nên chuyển từ hóa đơn đặt in sang hóa đơn điện tử

Phần mềm hoá đơn điện tử Einvoice

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Đa dạng hình thức vận chuyển hóa đơn đến khách hàng

Không chỉ bó hẹp trong cách thức chuyển giao hóa đơn truyền thống, hiện nay, việc giao – nhận hóa, in – xuất hóa đơn từ phía người bán đến người mua đã đơn giản, thuận tiện hơn rất nhiều với đa dạng các hình thức vận chuyển hóa đơn được triển khai.

1. Phương pháp in – xuất và giao nhận hóa đơn truyền thống

Đây là phương pháp đầu tiên được áp dụng và cho đến nay, vẫn còn rất nhiều các doanh nghiệp sử dụng phương pháp này để giao hóa đơn đến khách hàng của mình. Với phương pháp giao nhận hóa đơn theo hình thức này, doanh nghiệp cũng như khách hàng có thể giao – nhận hóa đơn theo hai cách:

– Giao nhận trực tiếp: Với cách giao nhận này, hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận trực tiếp các nội dung liên quan đến hóa đơn tại thời điểm mua – bán hàng và hóa đơn sẽ được xuất trực tiếp tại chỗ cho người mua.

– Gửi gián tiếp qua hệ thống bưu điện, chuyển phát: Các giao nhận này thường được áp dụng với cách mua hàng gián tiếp. Các loại hóa đơn được xuất sẽ thông qua một bên thứ ba để giao tới tay người mua.

Bởi là phương pháp giao nhận tương đối cũ, không linh hoạt, do vậy, phương pháp giao nhận hóa đơn này cũng bộc lộ tương đối nhiều những hạn chế như: Thời gian chờ đợi lâu, thủ tục cấp lại, điều chỉnh thông tin rườm rà…

đa dạng phương thức vận chuyển hóa đơn

Hạn chế của phương pháp giao nhận hóa đơn truyền thống

2. Các phương pháp giao nhận hóa đơn mới

Bên cạnh các hình thức hóa đơn cũ hiện nay vẫn đang được áp dụng, hiện nay, đã có rất nhiều các doanh nghiệp bắt tay vào triển khai các hình thức giao – nhận, in – xuất hóa đơn theo hình thức hiện đại – phương pháp hóa đơn điện tử xác thực với nhiều những đặc điểm và lợi ích vượt trội trong cách thức giao nhận như:

Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm

Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn một cách nhanh chóng vào email cho khách hàng. Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp sẽ nhập thêm địa chỉ email của khách hàng. Sau khi hóa đơn đã được xác thực thành công, doanh nghiệp chỉ cần nhấn nút gửi mail là hóa đơn sẽ được gửi chính xác đến địa chỉ email mà khách hàng cung cấp. Khách hàng sẽ nhận được hóa đơn ngay lập tức và có thể tải hóa đơn về thiết bị của mình để lưu trữ. Có thể nói đây là một phương thức vận chuyển hết sức tối ưu không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho cả khách hàng của doanh nghiệp.

da-dang-phuong-thuc-van-chuyen-hoa-don1

Những phương pháp xuất hóa đơn hiện đại

Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu

Với phương thức gửi thông tin hóa đơn qua tin nhắn, doanh nghiệp khi lập hóa đơn sẽ nhập số điện thoại khách hàng đăng ký để nhận hóa đơn. Sau đó, khi hóa đơn đã có đầy đủ thông tin xác thực, doanh nghiệp sẽ nhấn nút gửi tin nhắn. Lúc này các thông tin về hóa đơn như số hóa đơn, số hóa đơn xác thực, mã xác thực, tổng tiền,… sẽ được gửi về số điện thoại của khách hàng cùng địa chỉ trang web tra cứu hóa đơn. Khách hàng lúc này chỉ cần truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn và tải hóa đơn về thiết bị để lưu trữ.

Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB

Trường hợp doanh nghiệp không sử dụng hệ thống gửi email tích hợp trên phần mềm, doanh nghiệp hoàn toàn có thể export hóa đơn ra file dạng nén và đính kèm vào email thường dùng để gửi cho khách hàng. Hoặc khách hàng muốn nhận file hóa đơn trực tiếp từ doanh nghiệp mà không muốn nhận mail thì doanh nghiệp có thể copy file hóa đơn đã export vào USB cho khách hàng, để khách hàng mang về lưu trữ trên máy tính của mình.

In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống

Với những khách hàng còn chưa quen với những phương thức vận chuyển hóa đơn mới và vẫn có mong muốn nhận hóa đơn bản giấy để lưu trữ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể in bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi trực tiếp cho khách hàng hoặc gửi qua phương thức chuyển phát nhanh truyền thống.

Có thể nói, sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không chỉ có thêm nhiều phương thức để gửi hóa đơn tới khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp mình tiết kiệm thêm rất nhiều chi phí như chi phí in ấn hóa đơn hay chi phí chuyển phát nhanh. Với những lợi ích thiết thực như vậy, hóa đơn điện tử xác thực trong tương lai sẽ là một xu thế tất yếu được các doanh nghiệp lựa chọn.

da-dang-phuong-thuc-van-chuyen-hoa-don2(1)

Lợi ích của phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E –invoice

3. Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice: xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiện

Là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: http://thaison.vnhttp://einvoice.vn/

Tại sao bạn cần phải đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực sớm?

Được triển khai thí điểm từ cuối quý III năm 2015, hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn xác thực đã được khá nhiều doanh nghiệp biết đến và bước đầu triển khai áp dụng. Tuy nhiên, tâm lý e ngại cũng như cơ chế quản lý cũ của nhiều doanh nghiệp hiện đang là rào cản lớn nhất khiến cho việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử xác thực còn bị hạn chế. Theo đánh giá của Tổng cục Thuế, việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử xác thực ở các doanh nghiệp sẽ cần một khoảng thời gian đệm nhất định, do vậy hiện nay, Tổng cục Thuế đang tích cực tuyên truyền và tập huấn về hóa đơn xác thực. Dự kiến trong tương lai, hóa điện tử xác thực sẽ trở thành một xu hướng tất yếu.

Thực trạng sử dụng hóa đơn giấy hiện nay

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn giấy trong giao dịch hàng ngày. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc sử dụng hóa đơn giấy đang bộc lộ khá nhiều bất cập.

Thủ tục hành chính rườm rà khi phát hành hóa đơn giấy

Để có thể phát hành hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đỏ), các doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị rất nhiều hồ sơ, giấy tờ có liên quan cũng như phải thực hiện theo rất nhiều các bước, thủ tục khác nhau. Hóa đơn đỏ của các doanh nghiệp chỉ được công nhận sau khi lập thông báo phát hành hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn cũng như phải đảm bảo yêu cầu về sử dụng hóa đơn sau phát hành hay thay đổi liên quan đến việc thông báo phát hành hóa đơn. Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian, tiền bạc của riêng các doanh nghiệp mà còn là gánh nặng cho cả hệ thống quản lý cũng như của cả nền kinh tế.

Chi phí in ấn, vận chuyển lớn

Khi sử dụng hóa đơn giấy, chi phí cho việc in ấn cũng như lưu trữ hóa đơn là không hề nhỏ, đặc biệt là tại các doanh nghiệp lớn hoặc có lượng hóa đơn giao dịch nhiều. Thêm vào đó, việc vận chuyển, thanh toán hóa đơn giữa các bên cũng sẽ tiêu tốn một khoản ngân sách đáng kể mà không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đáp ứng được.

Ngoài ra, nhiều lỗ hổng trong cơ chế quản lý hóa đơn giấy vẫn còn tồn tại, dẫn đến nhiều tiêu cực trong quá trình kiểm soát, thống kê. Với việc giao dịch thông qua hóa đơn giấy, nhiều doanh nghiệp đã lợi dụng cơ hội này mua, bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp để kê khai khống chi phí, khấu trừ và hoàn thuế GTGT. Đây cũng là nguyên nhân phát sinh tình trạng gian lận, gây thất thu ngân sách, dẫn đến những khó khăn trong việc kiểm soát tính tuân thủ và bảo vệ doanh nghiệp chân chính trước tình trạng sử dụng hoá đơn giả.

Lộ trình triển khai sử dụng thí điểm hóa đơn xác thực của Tổng cục Thuế

Theo như Quyết định số 1209/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế, Tổng cục Thuế sẽ tiến hành triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử xác thực cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Hà Nội; thời gian thực hiện thí điểm từ tháng 06/2015 đến hết tháng 12/2016. Trước khi kết thúc thực hiện thí điểm, Tổng cục Thuế báo cáo Bộ Tài chính kết quả và đề xuất phương án triển khai mở rộng.

Thực hiện theo lộ trình thí điểm này, ngày 11/9/2015 và 17/09/2015, Tổng cục Thuế đã triển khai thí điểm hóa đơn xác thực đợt 1 cho 6 doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội và 4 doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Tiếp đó, ngày 19/10/2015, Tổng cục Thuế tiếp tục triển khai thí điểm hóa đơn xác thực đợt 2 cho 102 doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội và 98 doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

Có thể thấy, theo lộ trình này, thì trong tương lai không xa, hóa đơn điện tử xác thực sẽ được triển khai sử dụng trên diện rộng và thay thế hoàn toàn cho hóa đơn giấy hiện nay.

Lợi ích hóa đơn xác thực mang lại cho doanh nghiệp

Được thí điểm triển khai từ cuối quý III năm 2015, tuy mới chỉ được một thời gian ngắn nhưng hóa đơn xác thực đã mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như:

Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.

Tính bảo mật: Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo.

Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày.

Thêm vào đó, với việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực thông qua nhiều hình thức như: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, gửi hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường, copy vào USB. Những điều này sẽ góp phần thúc đẩy mạnh mẽ phát triển thương mại điện tử, giúp các doanh nghiệp triển khai thương mại điện tử có thể hoàn thiện quá trình kinh doanh từ mua bán điện tử, xuất hóa đơn điện tử, thanh toán điện tử…

Tại sao bạn nên đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực sớm?

Theo lộ trình, trong thời gian tới, Tổng cục Thuế sẽ tiến hành triển khai hóa đơn điện tử xác thực trên diện rộng. Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp lúc đó sẽ đều phải chuyển hướng sang sử dụng hóa đơn xác thực nhưng sẽ gặp nhiều khó khăn và bất lợi vì hoàn toàn trong thế bị động. Vì vậy, các doanh nghiệp nên tận dụng thời gian thí điểm để sử dụng loại hóa đơn mới này, tiên phong đi đầu trong xu thế mới để doanh nghiệp mình luôn luôn giữ thế chủ động. Bên cạnh đó, với rất nhiều lợi ích mà hóa đơn điện tử xác thực mang lại, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực càng sớm sẽ càng tiết kiệm được nhiều chi phí cho doanh nghiệp của mình, từ đó mang lại lợi nhuận lớn hơn cho doanh nghiệp và tạo điều kiện để doanh nghiệp ngày càng phát triển.

Theo như thống kê của Tổng cục Thuế, tính đến hiện tại đã có trên 95% doanh nghiệp đã sử dụng kê khai thuế qua mạng. Vì vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng hạ tầng công nghệ thông tin đã có để sử dụng hóa đơn điện tử. Việc sử dụng hệ thống cấp phát hoá đơn điện tử của cơ quan Thuế cũng giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ không phải đầu tư xây dựng riêng hệ thống cấp phát hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, trong thời gian thí điểm sử dụng, doanh nghiệp sẽ được cơ quan thuế tập huấn về nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Đồng thời, trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp bất kì lúc nào gặp khó khăn đều có thể liên hệ để nhận được trợ giúp từ bộ phận hỗ trợ hóa đơn xác thực của Tổng cục Thuế.

Là một trong những doanh nghiệp thí điểm đợt đầu tiên sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, công ty Thái Sơn đã đạt được nhiều kết quả khả quan trong quá trình sử dụng loại hình hóa đơn mới này. Theo tính toán, công ty đã tiết kiệm được gần 400 triệu cho chi phí lưu trữ và vận chuyển hóa đơn. Thêm vào đó, hóa đơn xác thực còn giúp giảm thiểu một lượng lớn công việc của bộ phận kế toán.

Vậy thì bạn còn chần chừ gì nữa mà không đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực ngay từ bây giờ để có thể giúp doanh nghiệp mình tìm được một giải pháp tối ưu nhất và đồng thời để doanh nghiệp mình luôn luôn chủ động đứng đầu xu thế trong tương lai.

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E – Ivoice: Giải pháp chuyên dụng cho tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực

Là một trong những đơn vị được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác. Theo tính toán, với việc sử dụng hóa đơn điện tử mỗi năm công ty Thái Sơn có thể tiết kiệm chi phí khoảng 400 triệu đồng. Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử đã giảm thiểu được số lượng công việc lớn cho bộ phận kế toán và tránh tình trạng giả mạo hóa đơn của doanh nghiệp khác.

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: thaison.vneinvoice.vn