Những bất cập của hoá đơn giấy và hướng tới xu hướng sử dụng hoá đơn điện tử hiện nay

Không chỉ rườm rà trong khâu đăng ký mẫu hóa đơn, việc quản lý, tạo lập và xuất hóa đơn giấy đến tay đối tác cũng tốn nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Không những vậy, hóa đơn giấy còn có nguy cơ bị làm giả cao gây nên những bất cập trong quá trình sử dụng. Trong khi đó, hóa đơn điện tử có thể khắc phục được hầu hết những nhược điểm kể trên và vô cùng tiết kiệm.

Hóa đơn giấy và những bất cập khi sử dụng

Bất cập đầu tiên khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy phải kể đến thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn rườm rà, mất nhiều thời gian chờ đợi được phê duyệt. Sau khaonrg 7 ngày chờ đợi, doanh nghiệp phải đem mẫu hóa đơn đã được đăng ký tới xưởng in để đặt in một số lượng nhất định để lưu trữ.

Giá in mỗi quyển hóa đơn xê dịch từ khoảng 350.000 – 500.000 đồng/quyển. Thông thường doanh nghiệp sẽ in chừng 5 – 10 quyển mỗi lần tương ứng với khoảng 2 – 5 triệu đồng.

Việc quản lý hóa đơn cũng đặc biệt cẩn thận bởi nếu để mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải làm những giải trình rất chi tiết với cơ quan thuế. Hàng tháng, kế toán doanh nghiệp phải thống kê số hóa đơn đã sử dụng và hóa đơn bị hỏng do gạch xóa, hóa đơn chưa sử dụng để cơ quan thuế kiểm soát.

xu-huong-su-dung-hoa-don-dien-tu-hien-nay

Hóa đơn giấy có nhiều bất cập trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

Ngoài ra, trong quá trình tạo lập háo đơn, kế toán phải làm mọi thao tác thủ công với giấy than và viết tay các thông tin. Công việc viết hóa đơn bị sai sót là chuyện thường xuyên xảy ra và do vậy, việc báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn sẽ mất nhiều thời gian hơn.

Tuy nhiên những bất cập kể trên vẫn chưa phải là ám ảnh lớn nhất của doanh nghiệp với hóa đơn giấy. Điều mà nhiều doanh nghiệp lo lắng khi sử dụng hóa đơn giấy là tình trạng hóa đơn giả, hóa đơn không còn giá trị sử dụng tràn lan trên thị trường.

Hiện nay, mức phạt cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn trái phép từ 20 – 50 triệu đồng và có thể phạt hình sự nếu như hành vi này nghiêm trọng. Với những bất cập kể trên, có lẽ ít doanh nghiệp nào muốn sử dụng hóa đơn giấy trong khi hóa đơn điện tử lại có thể khắc phục hết nhược điểm đó và còn tiết kiệm chi phí.

Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực là xu hướng tất yếu của thời đại

Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực ngoài mục đích giảm thiểu bất cập tồn tại ở hóa đơn giấy còn là cách hiệu quả để cải cách hành chính trong cơ quan thuế. Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế. Theo thông tin mới nhất, trong năm 2017 Cục thuế TP.Hà Nội sẽ tiên phong xã hội hóa sử dụng hóa đơn điện tử. Kế đến sẽ là các tỉnh thành khác trên cả nước bởi đây là xu hướng tất yếu mà một đất nước muốn phát triển cần thực hiện.

Về mặt thời gian, hóa đơn điện tử xác thực không tốn nhiều thời gian đăng ký mẫu hóa đơn, đặt in, quản lý, báo cáo tình trạng sử dụng…Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể đăng ký mẫu hóa đơn qua phần mềm hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế. Doanh nghiệp cũng không cần đặt in hóa đơn, lưu trữ và báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn bởi tất cả hóa đơn xác thực mà đơn vị sử dụng đã được cơ quan thuế lưu vào hệ thống khi doanh nghiệp xin cấp mã xác thực cho từng hóa đơn.

Nhờ mã số xác thực này, doanh nghiệp không cần in hóa đơn và đóng dấu. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể gửi ngay qua email hay phương tiện trao đổi thông tin trên internet. Khách hàng muốn kiểm tra nguồn gốc hóa đơn chỉ cần tra cứu mã số xác thực có trên hóa đơn tại trang web của cơ quan thuế.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp gia tăng được uy tín nhờ vào mã số xác thực có trên mỗi hóa đơn. Với một số phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp còn có thể quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty ngay trên hóa đơn. Đơn cử như phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của công ty phát triển công nghệ Thái Sơn.

phần mềm hóa đơn điện tử e-invoice

Phần mềm E-Invoice hỗ trợ doanh nghiệp quảng bá hình ảnh doanh nghiệp trên mỗi hóa đơn.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice sở hữu những tính năng ưu việt giúp doanh nghiệp có thể tạo lập hóa đơn nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ làm các báo cáo với cơ quan thuế do tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Phần mềm E-Invoice đã được cơ quan thuế thẩm định và nhận được sự tín nhiệm của rất nhiều doanh nghiệp lớn và chuỗi các nhà hàng ăn nhanh. Điển hình như Chuỗi nhà hàng Warp & Roll, công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng, công ty Vàng bạc Đá quý Sài Gòn – SJC, Golden Gate Restaurant Group…

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: thaison.vn | http://einvoice.vn/

Hóa đơn điện tử sẽ ngăn gian lận của các doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay

Hiện nay, trước tình trạng hoạt động mua bán hoá đơn trái phép đang ngày càng phức tạp và diễn ra với quy mô lớn, thủ đoạn tinh vi, Cục Thuế Hà Nội đã thực hiện nhiều biện pháp nhằm ngăn chặn thực trạng trên. Phó Cục trưởng Cục Thuế Hà Nội – Ông Mai Sơn đã thông tin với phóng viên An ninh Thủ đô xung quanh vấn đề đang xảy ra này.

– PV: Ông có thể đưa ra một số kết quả trong công tác chống gian lận hóa đơn thời gian gần đây của Cục Thuế Hà Nội đã đạt được?

– Ông Mai Sơn (Phó Cục trưởng Cục Thuế TP Hà Nội) trả lời: Hiện nay, lợi dụng sự thông thoáng của chính sách Nhà nước, một số đối tượng đã thực hiện những hành vi gian lận hóa đơn nhằm mục đích trục lợi bất chính.

Trong thời gian gần đây nhất, Cục Thuế Hà Nội đã phối hợp với Phòng An ninh tài chính, tiền tệ, đầu tư – CATP Hà Nội đã xác minh nhóm đối tượng có dấu hiệu sử dụng các công ty “ma” thực hiện các hoạt động mua bán trái phép hoá đơn giá trị gia tăng với quy mô, tổ chức lớn và với thủ đoạn cực kỳ tinh vi.

Các đối tượng này đã mua lại các công ty hoạt động kém hiệu quả, sau đó chuyển nhượng, thay đổi người đại diện và trụ sở công ty.., không thực hiện các hoạt động kinh doanh mà chỉ tiến hành bán hóa đơn giá trị gia tăng nhằm thu lợi bất chính. Cho tới thời điểm bị triệt phá, nhóm đối tượng này đã thực hiện buôn bán hàng nghìn hóa đơn với tổng giá trị trên 1.000 tỷ đồng, gian lận hàng trăm tỷ đồng tiền thuế của Nhà nước.

Trong thời gian trước đó, Cục Thuế Hà Nội cũng đã phối hợp với các lực lượng công an xác minh và làm rõ nhiều trường hợp gian lận hóa đơn với giá trị rất lớn như trường hợp của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ nhà hàng Vườn nướng hải sản (quận Đống Đa, Hà Nội), tại đây đơn vị này đã thực hiện bán khống trên 770 tờ hóa đơn, thu lời bất chính số tiền lên tới trên 5 tỷ đồng…

– Để thực hiện công tác chống gian lận hóa đơn, Cục Thuế Hà Nội đã có những biện pháp gì?

– Cục Thuế Hà Nội đã tiến hành thành lập Tổ chống các hành vi vi phạm hóa đơn nhằm nghiên cứu các hành vi vi phạm và các giải pháp phòng ngừa; tổ chức công tác tập huấn triển khai nội dung kiểm soát hóa đơn có các dấu hiệu vi phạm đến các cán bộ chủ chốt trong khối thanh tra, kiểm tra thuế và quán triệt trong toàn ngành; đồng thời thực hiện cảnh báo các doanh nghiệp đang có dấu hiệu vi phạm về thuế, về các hóa đơn trên trang web của cơ quan thuế. Trong trường hợp người nộp thuế có dấu hiệu vi phạm, Cục Thuế Hà Nội thực hiện các thủ tục truy thu thuế và xử lý nghiêm ngặt đối với tất cả các hành vi vi phạm trong sử dụng hoá đơn bất hợp pháp. Với một số trường hợp cố tình không chấp hành thì Cục Thuế Hà Nội tiếp tục phối hợp chặt chẽ với cơ quan Công an để thực hiện xử lý.

hoa-don-dien-tu-se-ngan-gian-lan-cua-cac-doanh-nghiep-tai-viet-namSử dụng hoá đơn điện tử chống gian lận

Để thực hiện ngăn chặn gian lận về hoàn thuế GTGT, Cục Thuế đã chủ động đổi mới hình thức kiểm tra hoàn thuế theo hướng cơ quan Thuế sẽ xác minh hóa đơn mua vào đề nghị hoàn đến tận đơn vị bán đầu tiên trong chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp. Đồng thời, Cục thuế Hà Nội cũng đang tích cực triển khai đề án sử dụng hóa đơn điện tử nhằm tăng minh bạch trong lĩnh vực thuế.

– Ông có thể cho biết tiến độ triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đến đâu và ngành Thuế còn gặp khó khăn gì trong việc này?

– Tính đến tháng 11-2016, Cục Thuế Hà Nội đã tập huấn hoá đơn điện t cho khoảng 1.000 cán bộ công chức làm công tác kiểm tra của Cục Thuế. Cục Thuế cũng đã tập huấn 10 lớp về sử dụng hoá đơn điện tử cho khoảng hơn 4.600 doanh nghiệp thuộc 30 chi cục thuế các quận, huyện, thị xã trên địa bàn Thủ đô.

Sử dụng hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng như: Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ (chi phí bằng 1/3 chi phí sử dụng hoá đơn giấy); Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh (doanh nghiệp không phải tập hợp để làm kế toán mà ứng dụng sẽ tự động tập hợp); Các doanh nghiệp có thể tra cứu khi mua; Hỗ trợ cơ quan Thuế quản lý và cơ quan Thuế cũng có điều kiện hỗ trợ doanh nghiệp tốt hơn. Đồng thời, các doanh nghiệp dùng hoá đơn điện tử tự khẳng định sự tiên tiến, minh bạch của mình, góp phần hiện đại hoá công tác quản trị doanh nghiệp.

Việc triển khai một chính sách mới bao giờ cũng cần thời gian để người nộp thuế cũng như cộng đồng doanh nghiệp, người dân hiểu và ủng hộ. Vì vậy, Cục Thuế Hà Nội đang nỗ lực tuyên truyền về vấn đề này.

Nguồn: An ninh thủ đô

Có thể bạn sẽ quan tâm:

Einvoice – Giải pháp hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp, cơ quan hành chính

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice được xây dựng dựa trên Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính và Quyết định 1445/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực.

Hóa đơn điện tử xác thực

Einvoice- Giải pháp hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp

Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn. Hóa đơn được lập trên máy tính, ký số sau đó gửi lên cơ quan thuế để xác thực, cơ quan thuế trả về thông tin hóa đơn điện tử có mã xác thực cho doanh nghiệp. Sau khi hóa đơn được cơ quan thuế xác thực doanh nghiệp thực hiện chuyển hóa đơn điện tử đến khách hàng bằng phương tiện điện tử như: internet, email, SMS..

Mọi thông tin về phần mềm hoá đơn điện tử Einvoice, các bạn hãy liên hệ theo địa chỉ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223,

Website: http://thaison.vnwww.cloudoffice.com.vn

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Sử dụng và giao dịch hóa đơn điện tử, không ít người còn băn khoăn hóa đơn điện tử có cần đóng dấu hay không hoặc có cần chữ ký của người mua hàng hay không? Bài viết này sẽ cho bạn câu trả lời.

Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

1. Tìm hiểu về hóa đơn điện tử

Theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại hóa đơn như: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn bán hàng và các loại hóa đơn khác gồm: vé, tem, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… Nội dung và hình thức của các loại hóa đơn này được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hoá đơn điện tử được khởi tạo lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

hoa-don-dien-tu-co-can-dong-dau-khong-02

2. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Theo điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC, tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong những trường hợp như: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.

Như vậy, hóa đơn điện tử không cần đóng dấu đỏ hay nói cách khác là không cần đóng dấu của người bán hàng.

Về chữ ký trên hóa đơn điện tử thì theo Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ tài chính gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cụ thể như sau:

-Tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ sửa đổi khoản 5 Điều 5 Nghị đinh số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định: “5. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa ơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.”

– Tại điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của HĐĐT: “1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung gồm:

Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Hiện nay, hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử xác thựchóa đơn điện tử có mã xác thực (hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế) được các doanh nghiệp, các đơn vị tổ chức ủng hộ, và ứng dụng nhiều bởi hiệu quả và lợi ích nó mang lại là rất cao. Để phục vụ cho việc sử dụng hóa đơn điện tử, hiện có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Các đơn vị, doanh nghiệp liên hệ với các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn để được tư vấn và trải nghiệm những tiện ích mà hóa đơn điện tử mang lại.

Những lợi ích thiết thực khi doanh nghiệp tự xuất hóa đơn

Hiện nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng hình thức tự xuất hóa đơn trong các giao dịch thương mại của đơn vị mình với các đối tác, khách hàng. Vậy những lợi ích mà phương pháp này mang lại là gì?

Giảm thiểu thủ tục hành chính khi phát hành hóa đơn
Giảm thiểu thủ tục hành chính khi phát hành hóa đơn

 

1. Giảm thiểu thủ tục hành chính khi phát hành hóa đơn

Khi áp dụng hình thức hóa đơn tự xuất, doanh nghiệp có thể tiến hành khởi tạo mẫu hóa đơn trực tiếp tại đơn vị mình cũng như nhận kết quả về thông tin hóa đơn ngay trong ngày. Thay vì phải hoàn thiện rất nhiều thủ tục với cơ quan chuyên trách để có thể phát hành mẫu hóa đơn thì hiện nay, chỉ với một chiếc máy tính có kết nối internet và chữ ký số là doanh nghiệp đã có thể thực hiện được điều đó. Thêm vào đó, với việc đăng ký mẫu hóa đơn qua mạng, mọi thông báo cũng như yêu cầu thực hiện sẽ được giao dịch trực tiếp. Điều này sẽ giúp rút ngắn thời gian chờ đợi, giảm thiểu những phiền hà của giao dịch giấy gây ra.

2. Tiết kiệm nhân lực thực hiện

Nhờ việc tự xuất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ không cần đến một phòng chuyên môn, không cần đội ngũ quản lý hồ sơ, hạn chế nhân lực giao dịch, vận chuyển hóa đơn. Để lý giải cho điều này, chúng tôi xin đưa ra những phân tích như sau:

  • Với hóa đơn tự xuất, việc thực hiện các thủ tục đăng ký, phát hành hóa đơn sẽ  được giao dịch qua mạng, do đó, nhân lực thực hiện thủ tục hành chính sẽ chỉ cần 1 – 2 người.
  • Tất cả các hồ sơ, hóa đơn giao dịch sẽ được lưu trữ trên hệ thống điện tử, do đó, doanh nghiệp không cần thiết phải đầu tư nhân công cho công tác quản lý, bảo quản hóa đơn
  • Với hóa đơn tự xuất, việc chuyển giao hóa đơn tới khách hàng có thể được thực hiện qua nhiều phương pháp, trong đó chủ yếu dùng các phương tiện liên lạc điện tử. Nhờ vây, chi phí cho người vận chuyển cũng có thể được cắt giảm.
Tiết kiệm nhân lực và chi phí khi xuất-in hóa đơn
Tiết kiệm nhân lực và chi phí khi xuất-in hóa đơn

 

3. Tiết kiệm chi phí in – xuất, lưu trữ hóa đơn

Chi phí cho in, xuất, lưu trữ hóa đơn được tính bằng tổng chi phí in ấn cũng như chi phí nhân lực cho công tác này. Như phần trên đã phân tích, khi sử dụng hóa đơn tự xuất, số tiền mà các doanh nghiệp phải bỏ ra cho người thực hiện sẽ được cắt giảm. Nhờ đó, chi phí chung cho hoạt động in – xuất và bảo quản, lưu trữ hóa đơn cũng sẽ giảm theo

4. Vận chuyển hóa đơn dễ dàng với nhiều phương pháp

Để vận chuyển hóa đơn tự xuất, doanh nghiệp có thể sử dụng rất nhiều cách thức. Các phương pháp vận chuyển truyền thống như đưa trực tiếp, chuyển phát nhanh hay gửi qua bưu điện được dùng rất hạn chế. Thay vào đó, việc gửi hóa đơn giao dịch sẽ được thực hiện qua email, fax hay thậm chí là tin nhắn điện thoại. Từ các file được gửi qua hình thức này, người nhận có thể in trực tiếp và sử dụng như các hóa đơn giao dịch bình thường.

Đa dạng hóa phương thức vận chuyển hóa đơn
Đa dạng hóa phương thức vận chuyển hóa đơn

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E – Ivoice: Giải pháp chuyên dụng cho tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực

Là một trong những đơn vị được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác. Theo tính toán, với việc sử dụng hóa đơn điện tử mỗi năm công ty Thái Sơn có thể tiết kiệm chi phí khoảng 400 triệu đồng. Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử đã giảm thiểu được số lượng công việc lớn cho bộ phận kế toán và tránh tình trạng giả mạo hóa đơn của doanh nghiệp khác.

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: http://thaison.vn, http://einvoice.vn/

Nguồn: E-invoice

Hoá đơn điện tử xác thực sẽ trở thành xu hướng tất yếu

Bất kì một doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân nào khi tham gia hoạt động kinh doanh đều cần phải có hoá đơn để yêu cầu và xác nhận thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy đó. Tuy nhiên, thủ tục hành chính rườm rà khi tạo lập, khai báo và xuất trình hiện nay là một rào cản khiến cho các doanh nghiệp đau đầu. Trước sự bùng nổ của công nghệ thông tin, những ứng dụng của nó vào hoá đơn đã được kiểm chứng và là xu hướng tất yếu của nền kinh tế hiện đại.

1. Tình hình sử dụng hoá đơn tại các doanh nghiệp và tổ chức hiện nay

Thực tế hiện nay, việc sử dụng hoá đơn truyền thống vẫn là sự lựa chọn đầu tiên của các doanh nghiệp, chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với cách làm này, các doanh nghiệp phải trực tiếp đăng kí và đặt in hoá đơn tại các cơ quan thuế, tiếp theo đó sẽ phải lập báo cáo, kế hoạch, kiểm tra kiểm soát các hoạt động liên quan tới thu, xuất hóa đơn giấy. Với việc sử dụng cách truyền thống , các doanh nghiệp thường gặp phải những bất lợi như thủ tục dài dòng, gây ra tình trạng lãng phí tiền bạc, thời gian và hơn thế nữa tạo ra sức ép không nhỏ đến các cơ quan quản lý.

hóa đơn điện tử xác thực

2. Hoá đơn điện tử xác thực là gì?

Có thể hiểu một cách đơn giản, hoá đơn điện tử xác thực là hoá đơn được phát hành theo hình thức điện tử và có sử dụng mã xác thực. Để có được hoá đơn xác thực thì các doanh nghiệp cần phải có phần mềm điện tử xử lý. Việc sử dụng phần mềm này, các doanh nghiệp chỉ đơn giản đăng kí với các nhà phát hành và tiếp đó là cài đặt hệ thống sử dụng qua mạng internet.

hoa-don-dien-tu-se-tro-thanh-xu-the-tat-yeu1

3. Lợi ích việc sử dụng hoá đơn điện tử xác thực đối với doanh nghiệp và khách hàng

Các doanh nghiệp đăng kí phát hành hoá đơn thông qua Internet với mẫu số và kí hiệu hoá mà đơn vị đó muốn sử dụng thì ngay trong ngày cơ quan thuế sẽ trả lại kết quả, giúp giảm bớt các thủ tục hành chính. Từ đó, doanh nghiệp có thể gửi ngay hoá đơn cho khách hàng thông qua tin nhắn, Email, Internet…khi cần, khách hàng có thể truy cập và Website của công ty để kiểm tra, tải hoá đơn về, việc này sẽ giúp cả doanh nghiệp hạn chế được khâu vận chuyển và lưu trữ đồng thời tiết kiệm được chi phí, thời gian làm việc. Bên cạnh đó, hoá đơn điện tử có kèm mã số xác thực của Tổng cục Thuế, do vậy việc làm giả hoá đơn điện tử xác thực là không xảy ra, khách hàng có thể tin tưởng vào doanh nghiệp mình đang hợp tác.

Hóa đơn điện tử xác thực

4. Sử dụng hoá đơn điện tử xác thực là cấp thiết và thực tế đối với các doanh nghiệp

Để bắt kịp với xu hướng công nghệ số toàn cầu và nền kinh tế ngày càng phát triển, việc sử dụng hoá đơn điện tử xác thực là một điều dĩ nhiên bởi nhiều tính năng thuận tiện và những lợi ích không nhỏ mà nó đem lại.

Việc khuyến khích sử dụng hoá đơn điện tử xác thực đã được ghi trong Thông tư của Bô Tài chính số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011. Thông tư hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử hàng hoá, cung ứng dịch vụ có hiệu lực từ ngày 1/5/2011. Theo đó, hóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp điều tiết và quản lý các dữ liệu về bán hàng, cung ứng dịch vụ, lưu trữ và quản lý dữ liệu thông qua các phương tiện điện tử chuyên dụng. Thông thường hoá đơn điện tử sẽ được khởi tạo, lập và xử lý dựa trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế và được lưu trữ trên hệ thống của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Việc sử dụng hoá đơn điện tử xác thực sẽ tạo thuận lợi cho việc hoạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu đồng thời giảm bớt được chi phí phát sinh và thời gian cho cả doanh nghiệp và đối tác của mình.

Phần mềm hoá đơn điện tử xác thực E-invoice: đáp ứng nhu cầu hoá đơn điện tử xác thực cho các doanh nghiệp

Đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp trong việc sử dụng hoá đơn điện tử xác thực, phần mềm E-invoice của công ty Thái Sơn là phần mềm chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hoá đơn điện tử, cung cấp cho người dùng những thuận tiện và đảm bảo tính chính xác cao.

Hóa đơn điện tử

Công ty Thái Sơn là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để cung cấp hoá đơn điện tử có mã xác thực, giúp các doanh nghiệp khác tối ưu hoá các giải pháp về hoá đơn. Bên cạnh phần mềm E-invoice của công ty Thái Sơn xây dựng lên, còn có các tính năng bổ sung có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: http://thaison.vn, http://einvoice.vn/

Nguồn: E-invoice

Quy trình tạo lập hóa đơn điện tử xác thực

Tạo lập hóa đơn điện tử xác thực là thao tác tương đối dễ dàng và đơn giản. Dưới đây là các bước cơ bản giúp người dùng có thể nhanh chóng khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp mình.

Phát hành hóa đơn điện tử xác thực

2 bước để phát hành hóa đơn điện tử xác thực

Bước 1: Đăng ký phát hành hóa đơn

Chuẩn bị:

Để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần trang bị hồ sơ, hệ thống cơ sở vật chất bao gồm:

Chữ ký số

Hệ thống máy tính có kết nối internet

Đăng ký ký hiệu hóa đơn dự kiến sẽ phát hành

Đăng ký phát hành:

Để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp tiến hành điền các thông tin theo mẫu, sau đó ký xác nhận thông báo phát hành hóa đơn bằng chữ ký số và gửi lên hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế. Sau khi đã kiểm tra xong tính chính xác của mẫu số và ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp đăng ký, hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế sẽ trả về kết quả đăng ký phát hành cho doanh nghiệp ngay trong ngày và có thể là ngay lập tức. Nếu kết quả trả về thông báo phát hành chưa thành công, doanh nghiệp xem lại mẫu số ký hiệu hóa đơn của mình, chỉnh sửa lại cho chính xác hoặc đăng ký mẫu số ký hiệu hóa đơn khác và gửi lại hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế.

Bước 2: Tạo lập và phát hành hóa đơn

Tạo lập

Sau khi nhận được kết quả thông báo đăng ký khởi tạo thành công, doanh nghiệp có thể ngay lập tức phát hành hóa đơn điện tử xác thực. Với hình thức hóa đơn này, việc in – xuất hóa đơn cho các giao dịch thương mại sẽ được thực hiện dựa trên hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng đã có sẵn. Phần mềm phục vụ cho hoạt động tạo lập hóa đơn có thể do chính doanh nghiệp tự xây dựng và báo cáo lại cơ quan thuế hoặc sử dụng phần mềm của một đơn vị trung gian thứ ba.

Hóa đơn online

Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn của doanh nghiệp mình hoặc của đơn vị thứ 3

Phát hành

Khác với hóa đơn đỏ đặt in, hóa đơn điện tử xác thực có thể gửi tới khách hàng trực tiếp thông qua nhiều hình thức khác nhau. Các hình thức có thể áp dụng để giao, nhận hóa đơn có thể kể đến bao gồm: thư điện tử, tin nhắn, fax… Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể in và gửi trực tiếp tới khách hàng theo cách thức truyền thống khi khách hàng có nhu cầu.

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice: xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiện

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice của công ty Thái Sơn có tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Ngoài ra phần mềm còn nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi lập hóa đơn và kết nối với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP…, các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email:  info@thaison.vn

Website: http://thaison.vnhttp://einvoice.vn

Quản lý hóa đơn hiệu quả với hóa đơn điện tử xác thực

Một nhân viên kế toàn hàng ngày phải quản lý hàng tá hóa đơn, chứng từ, sổ sách của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi kế toán phải có một quy trình khoa học để sắp xếp, lưu trữ hóa đơn chứng từ sao cho dễ dàng tìm kiếm và tiết kiệm thời gian. Để giúp cho việc quản lý hóa đơn được thuận tiện và hiệu quả Bộ tài chính đã bạn hành Quyết định số 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

1. Hóa đơn điện tử xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử xác thực (hóa đơn điện tử có mã xác thực) là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ giúp tạo ra sự thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, đồng thời rút ngắn thời gian do việc lập, gửi, nhận hóa đơn thông qua các phương tiện điện tử.

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực
Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực

Để có hóa đơn điện tử xác thực, khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp gửi hóa đơn cho cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử để xác nhận rồi mới chuyển cho khách hàng qua mạng Internet.

Theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 23/6 thì thời gian thực hiện thí điểm sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế là từ tháng 6/2015 đến hết tháng 12/2016. Theo đó, việc thí điểm sẽ được áp dụng cho 200 doanh nghiệp thuộc Cục Thuế Hà Nội và Cục Thuế Tp Hồ Chí Minh quản lí. Trong đó, có 03 doanh nghiệp áp dụng thí điểm hoá đơn điện tử có mã xác thực theo mô hình xác thực phân tán, 197 doanh nghiệp còn lại áp dụng thí điểm theo mô hình xác thực tập trung. Tuy mới chỉ được áp dụng trong thời gian ngắn nhưng hóa đơn điện tử xác thực đã cho ta thấy được nhiều ưu điểm vượt trội so với hóa đơn thường.

2. Hóa đơn điện tử xác thực mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý hóa đơn

Quản lý hóa đơn đã trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết khi có hóa đơn điện tử xác thực. Thay vì phải mất nhiều thời gian chuẩn bị giấy tờ liên quan cũng như thực hiện đầy đủ các công đoạn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế thì khi sử dụng hóa đơn điện tử người dùng có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày. Điều này, sẽ tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính.

Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ đảm bảo được độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn bởi quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo. Hơn nữa, hóa đơn điện tử xác thực sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.

Phần mềm hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực các doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích

Theo quy định của Tổng cục Thuế, hiện nay khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ không phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa, bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi doanh nghiệp gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực. Việc này đã giảm thiểu được rất nhiều công sức và thời gian cho bộ phận kế toán.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử xác thực còn cho phép người dùng gửi hóa đơn cho khách hàng bằng nhiều hình thức khác nhau thông qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, gửi hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file zip. Với việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu bớt các thủ tục hành chính mà còn góp phần thúc đẩy phát triển thương mại điện tử, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp triển khai thương mại điện tử có thể hoàn thiện quá trình kinh doanh từ mua bán điện tử, xuất hóa đơn điện tử, thanh toán điện tử…

Có thể nói, hóa đơn điện tử xác thực mới được đi vào sử dụng trong thời gian ngắn, nhưng đã bộc lộ được hết tính năng ưu việt của mình và nhận được sự phản hồi tích cực từ phía người dùng. Do đó, Bộ tài chính cũng như các cơ quan khác cũng khuyến khích những đơn vị đang sử dụng khối lượng lớn hoá đơn giấy, những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, viễn thông, điện lực, hàng không… sớm triển khai áp dụng hình thức hoá đơn điện tử để trong tương lại không xa, hóa đơn điện tử sẽ trở thành xu hướng tất yếu của thời đại.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice: xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiện

Từ những lợi ích cụ thể mà hóa đơn điện tử xác thực mang lại, Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn – một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực đã xây dựng thành công giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-INVOICE, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực

Phần mềm E-INVOICE giải pháp quản lý xuất hóa đơn điện tử xác thực

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: http://thaison.vnhttp://einvoice.vn/