Bất kì một doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân nào khi tham gia hoạt động kinh doanh đều cần phải có hoá đơn để yêu cầu và xác nhận thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy đó. Tuy nhiên, thủ tục hành chính rườm rà khi tạo lập, khai báo và xuất trình hiện nay là một rào cản khiến cho các doanh nghiệp đau đầu. Trước sự bùng nổ của công nghệ thông tin, những ứng dụng của nó vào hoá đơn đã được kiểm chứng và là xu hướng tất yếu của nền kinh tế hiện đại.
1. Tình hình sử dụng hoá đơn tại các doanh nghiệp và tổ chức hiện nay
Thực tế hiện nay, việc sử dụng hoá đơn truyền thống vẫn là sự lựa chọn đầu tiên của các doanh nghiệp, chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với cách làm này, các doanh nghiệp phải trực tiếp đăng kí và đặt in hoá đơn tại các cơ quan thuế, tiếp theo đó sẽ phải lập báo cáo, kế hoạch, kiểm tra kiểm soát các hoạt động liên quan tới thu, xuất hóa đơn giấy. Với việc sử dụng cách truyền thống , các doanh nghiệp thường gặp phải những bất lợi như thủ tục dài dòng, gây ra tình trạng lãng phí tiền bạc, thời gian và hơn thế nữa tạo ra sức ép không nhỏ đến các cơ quan quản lý.
2. Hoá đơn điện tử xác thực là gì?
Có thể hiểu một cách đơn giản, hoá đơn điện tử xác thực là hoá đơn được phát hành theo hình thức điện tử và có sử dụng mã xác thực. Để có được hoá đơn xác thực thì các doanh nghiệp cần phải có phần mềm điện tử xử lý. Việc sử dụng phần mềm này, các doanh nghiệp chỉ đơn giản đăng kí với các nhà phát hành và tiếp đó là cài đặt hệ thống sử dụng qua mạng internet.
3. Lợi ích việc sử dụng hoá đơn điện tử xác thực đối với doanh nghiệp và khách hàng
Các doanh nghiệp đăng kí phát hành hoá đơn thông qua Internet với mẫu số và kí hiệu hoá mà đơn vị đó muốn sử dụng thì ngay trong ngày cơ quan thuế sẽ trả lại kết quả, giúp giảm bớt các thủ tục hành chính. Từ đó, doanh nghiệp có thể gửi ngay hoá đơn cho khách hàng thông qua tin nhắn, Email, Internet…khi cần, khách hàng có thể truy cập và Website của công ty để kiểm tra, tải hoá đơn về, việc này sẽ giúp cả doanh nghiệp hạn chế được khâu vận chuyển và lưu trữ đồng thời tiết kiệm được chi phí, thời gian làm việc. Bên cạnh đó, hoá đơn điện tử có kèm mã số xác thực của Tổng cục Thuế, do vậy việc làm giả hoá đơn điện tử xác thực là không xảy ra, khách hàng có thể tin tưởng vào doanh nghiệp mình đang hợp tác.
4. Sử dụng hoá đơn điện tử xác thực là cấp thiết và thực tế đối với các doanh nghiệp
Để bắt kịp với xu hướng công nghệ số toàn cầu và nền kinh tế ngày càng phát triển, việc sử dụng hoá đơn điện tử xác thực là một điều dĩ nhiên bởi nhiều tính năng thuận tiện và những lợi ích không nhỏ mà nó đem lại.
Việc khuyến khích sử dụng hoá đơn điện tử xác thực đã được ghi trong Thông tư của Bô Tài chính số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011. Thông tư hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử hàng hoá, cung ứng dịch vụ có hiệu lực từ ngày 1/5/2011. Theo đó, hóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp điều tiết và quản lý các dữ liệu về bán hàng, cung ứng dịch vụ, lưu trữ và quản lý dữ liệu thông qua các phương tiện điện tử chuyên dụng. Thông thường hoá đơn điện tử sẽ được khởi tạo, lập và xử lý dựa trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế và được lưu trữ trên hệ thống của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Việc sử dụng hoá đơn điện tử xác thực sẽ tạo thuận lợi cho việc hoạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu đồng thời giảm bớt được chi phí phát sinh và thời gian cho cả doanh nghiệp và đối tác của mình.
Phần mềm hoá đơn điện tử xác thực E-invoice: đáp ứng nhu cầu hoá đơn điện tử xác thực cho các doanh nghiệp
Đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp trong việc sử dụng hoá đơn điện tử xác thực, phần mềm E-invoice của công ty Thái Sơn là phần mềm chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hoá đơn điện tử, cung cấp cho người dùng những thuận tiện và đảm bảo tính chính xác cao.
Công ty Thái Sơn là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để cung cấp hoá đơn điện tử có mã xác thực, giúp các doanh nghiệp khác tối ưu hoá các giải pháp về hoá đơn. Bên cạnh phần mềm E-invoice của công ty Thái Sơn xây dựng lên, còn có các tính năng bổ sung có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:
Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn
Website: http://thaison.vn, http://einvoice.vn/
Nguồn: E-invoice
Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-invoice 